手間やコスト軽減に電子証明書

電子イメージ

文書の電子化に伴って、最近では電子印鑑というツールが利用されるようになってきました。
パソコンで文書を作成し印鑑の捺印が必要になったときに、印鑑を押すために印刷をするという手間を省いて、そのままパソコン上で印鑑を捺印できるという便利なツールです。
紙に出力することなく承認作業がスムーズにできるため、スピードが求められる現場ではとても重宝するツールとなっています。

電子印鑑のメリットは、作業の効率化や迅速化のほかにもいくつかあります。
パソコンで作成した文書を紙に出力せずに捺印できることで、資源の無駄遣いを減らし、用紙のコスト削減にもつながります。
また、パソコン上で捺印を済ませた文書を相手方へメールで送付できるため、郵送にかかるコストを減らすこともできます。
そして、文書を受け取った相手方にとっても、メールで届いた文書をパソコン上で保管・管理できるため、保管するスペースを確保せずとも良いというメリットがあります。

電子印鑑と同様の趣旨で代表印の役割に相当する便利なツールとして、電子証明書というものがあります。
電子証明書とは、インターネットのオンライン上の電子商取引などで、法人の存在・信頼性・正当性を保証する証明書のことです。
電子商取引をする際、電子文書に代表印を捺印する代わりに電子証明書を付けることができます。
それによって相手方は、その電子文書が誰によって作成されたものなのか、改ざんされたものでないかどうかを確認できます。
電子証明書を取得すると、電子申請や電子入札など幅広い電子商取引において活用できるので、いちいち紙に出力して代表印を捺印する手間やコストがなくなり、とても楽に感じることでしょう。

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